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Batuz y TicketBAI: Facturación controlada por Hacienda

Batuz es el sistema metodológico implantado por la Hacienda Foral de Bizkaia para evitar el fraude fiscal en empresas (pymes) y autónomos. Su implantación será voluntaria a partir del 1 de julio de este año, y obligatoria a partir del 1 de enero del año próximo.

La época de los blocs de facturas con papel “calco”, las hojas de cálculo y las plantillas de Word, llega irremediablemente a su fin. Así lo ha determinado la Hacienda Foral de Bizkaia, que pondrá en marcha el 1 de enero de 2021 de forma obligatoria el sistema para el control de la facturación en pymes y autónomos bajo el nombre “Batuz”.

Este sistema intenta evitar la existencia de la doble contabilidad o la denominada caja “B”, además de detectar las facturas que no se llegan a declarar a Hacienda, gracias al uso de la tecnología TicketBAI.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un sistema de control y validación de facturas en tiempo real, integrado con la Hacienda Foral, y en el futuro, con la Agencia Tributaria Española.

Este sistema implanta una serie de obligaciones legales y técnicas a la hora de definir la forma de facturar por parte de los contribuyentes e incluso a los desarrolladores de plataformas de facturación, basándose en tres pilares:

Software de gestión y facturación certificado

Las facturas deberán ser emitidas con programas de facturación que sean “aptos”, es decir, que tengan una licencia “TBAI” válida emitida a nombre de la empresa creadora del software.

Esta licencia la deberán conseguir los desarrolladores de los programas de facturación desde la página de registro de la Hacienda Foral.

No se admitirá ningún otro tipo de factura: blocs de facturas, documentos creados a mano, facturas creadas con Word, Excel, emitidas con programas no “aptos”, etc…

Envío automático de factura a Hacienda

El software deberá generar automáticamente un fichero XML con los datos de la factura y la llamada “Huella TBAI”. Esta huella contiene los datos del encabezamiento de la factura anterior (para evitar saltos en la facturación), la licencia TBAI del desarrollador de la aplicación, los datos del software, e incluso el número de serie del dispositivo desde el que se emite la factura.

Este fichero TBAI se firmará electrónicamente con el certificado del emisor (certificado de persona física, de representante de entidad, de autónomo y/o sello de empresa). De esta forma se da fe a Hacienda de que el emisor de la factura es quién dice ser.

Facturas con código QR y TBAI

Una vez emitida digitalmente la factura , la versión impresa o enviada al cliente en formato PDF deberá tener impreso el código identificativo TBAI y el código QR. Estos códigos permitirán al cliente comprobar online si la factura es legal, válida y está registrada en Hacienda.
Facturas simplificadas válidas para Batuz con código QR y TBAI

¿Qué procedimientos define el sistema Batuz?

Con Batuz, la Diputación Foral de Bizkaia pretende cumplir con la recomendación de la OCDE en lo referente a la implementación de soluciones tecnológicas para evitar la evasión y el fraude fiscal.

Este sistema, pionero en nuestro país, aunque ya implantado en países europeos como Portugal, Polonia, Suecia o Austria, contará con tres procedimientos de obligado cumplimiento:

Modelo 140: Presentación trimestral

El modelo 140 es el libro-registro de operaciones económicas para personas físicas, implantado progresivamente desde 2014. Actualmente la remisión es anual, pasando a ser trimestral a partir de ahora. Además, será necesario gestionarlo desde la sede electrónica de la Diputación Foral.

Modelo 240: Presentación trimestral

El modelo 240 es el libro-registro de operaciones económicas de las empresas. Su aplicación comienza con Batuz, y deberá gestionarse desde la sede electrónica de la Diputación Foral, al igual que el modelo 140.

En este caso, su remisión podrá ser diaria, mensual o trimestral, dependiendo directamente del volumen de las operaciones de la empresa.

Modelo TicketBAI

El modelo TicketBAI hace mención a las obligaciones legales y técnicas del software de facturación, es decir, al método de emisión de las facturas por parte de los contribuyentes.

Cada factura deberá ser enviada automáticamente a Hacienda, en tiempo real, mediante el uso de un software de facturación certificado para su uso. Además, las facturas incluirán un código QR que permitirá al cliente consultar si la factura se generó adecuadamente, si se declaró a Hacienda y si tiene validez legal.

En otras palabras, sólo se podrá facturar con los sistemas que Hacienda autorice a tal efecto, dejando el uso del papel y las hojas de cálculo en el pasado.

¿Y si no quiero adaptarme?

En este caso, Hacienda lo deja claro. Se establecen una serie de sanciones en base al incumplimiento de los preceptos del sistema Batuz en general, y del sistema TicketBAI en particular:

  • Incumplir los requisitos del sistema TicketBAI: 20% de la cifra de negocio con un mínimo de sanción de 20.000€.
  • Reincidir en el incumplimiento del sistema TicketBAI: 30% de la cifra de negocio con un mínimo de sanción de 40.000€.
  • Borrar o manipular el software o los archivos informáticos de facturación: 20% de la cifra de negocio con un mínimo de sanción de 40.000€.
  • Reincidir en el borrado o manipulación del software o los archivos informáticos: 30% de la cifra de negocio con un mínimo de sanción de 80.000€.
  • Desarrollar software dirigido a cometer fraude: Mismas sanciones que a las empresas que lo usen.

Hacienda informa que planteara una reducción del 30% en las sanciones, siempre y cuando haya conformidad y pago.

Y entonces… ¿Qué tengo que hacer?

Lo más importante es seguir el Calendario de aplicación de Batuz.

El 1 de Julio de este año se publicará todo el procedimiento Batuz de forma definitiva en el BOE. Se iniciará en ese momento el periodo de adaptación voluntaria para empresas y autónomos.

Aquellas que decidan acogerse a esta adaptación dispondrán de deducciones fiscales como incentivo de la implantación de Batuz. Se establece una deducción en la cuota del IRPF o el Impuesto de Sociedades del 30% sobre el gasto asumido a tal finalidad.

Este gasto puede corresponderse con la adquisición de software de facturación validado por Hacienda para TicketBAI, a la renovación del sistema existente para la integración de TicketBAI, o a la renovación de periféricos como impresora de tickets o escáners de código QR.

Hacienda también pondrá a disposición de los contribuyentes que emitan un número reducido de facturas una aplicación gratuita con la que podrán cumplir con los requisitos establecidos por Batuz.

A partir del 1 de enero del 2021 la adopción será obligatoria para todas las personas, empresas o entidades jurídicas que realicen actividades económicas en el País Vasco. Será indiferente que sean empresas o trabajadores autónomos, al igual que el sector. Todas las facturas deberán emitirse con un software que cumpla los criterios de TicketBAI.

El libro del modelo 140 ó 240 deberá presentarse en plazos trimestrales, labor que puede quedar delegada a nuestra asesoría laboral, fiscal y contable.

Si para esa fecha no se emiten adecuadamente, pasado el periodo de gracia que concedan comenzarán a llegar las sanciones.

Metainnova puede ayudarte

Desde Metainnova, como consultores tecnológicos, estamos al corriente de las diversas aplicaciones validadas y certificadas para el cumplimiento de la nueva normativa.

Si tu ERP o plataforma de facturación es antigua, lo primero que deberemos hacer es contactar con el desarrollador de software, a fin de verificar si está trabajando en su adaptación para la validación del sistema Batuz.

En caso de que la respuesta sea afirmativa, deberemos actualizar la versión del software a la última disponible que incluya dicho soporte, junto a un cambio en vuestra plantilla de facturas para introducir los códigos de verificación QR y TBAI.

Por el contrario, si no están trabajando en ello, deberemos enfrentarnos a un cambio del software de facturación por otro que esté certificado, con la pesada labor de migrar en la medida de lo posible toda la información de facturación de una aplicación a otra.

Por último, si no empleamos actualmente ningún software de facturación, y estamos usando documentos de Word, hojas de cálculo o emitiendo directamente las facturas a mano y en papel, estaremos ante la peor de las situaciones: deberemos adquirir un software de facturación validado y todos los componentes informáticos que nos solicitan: ordenador, impresora de tickets o impresora estándar para facturas, línea de Internet para comunicación con hacienda, etc.

En este último caso, os recomendamos iniciar la adaptación lo antes posible; la deducción del 30% de este coste es aplicable únicamente durante el periodo voluntario de adaptación: del 1 de julio a finales de este año.

¡No lo dejes para última hora!

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